Reuniones Eficientes para los Nuevos Tiempos

Vamos a presuponer que nuestras reuniones son eficaces, y más aún, después del post del otro día :). Entonces la siguiente y lógica cuestión sería ¿cómo hacer para que también sean eficientes?

Las reuniones son muy costosas en términos de tiempo: la preparación, los desplazamientos y el desarrollo de la propia reunión. No niego que reunirse sea necesario, de hecho lo es. Los Nuevos Tiempos serán también Tiempos de Reuniones, pero deberán ser sobre todo Tiempos de Reuniones Eficientes.

Veamos entonces cómo optimizar el tiempo que se dedica a reuniones para que éstas resulten más eficientes. De los tres aspectos comentados: preparación, desplazamientos y desarrollo, vamos a mantener el de la preparación tal y como proponíamos en el post de Reuniones eficaces para los Nuevos Tiempos, recordad el pensamiento de Confucio, que posteriormente  Benjamin Franklin formularía de forma muy similar, “Si quieres tardar la mitad en cortar el árbol, emplea el doble de tiempo en afilar el hacha”. Por lo tanto, todo lo que sea preparar adecuadamente una reunión redundará en la eficacia de la misma.

Respecto a los costes en desplazamientos, cuando los participantes no son de la misma organización o están en sedes o incluso ciudades diferentes, debería plantearse si la reunión es realmente necesaria. Porque si consiste básicamente en informar, ¿no se podría redactar una nota informativa, enviar un e-mail o hacer unas llamadas telefónicas?, ¿no se puede realizar el trabajo a través del e-mail o trabajando sobre documentos compartidos en red? Si aún así, se considera necesario que sea “presencial”, ¿no podría sustituirse por una reunión mediante video conferencia o skype?

Además, para que el desarrollo de la reunión sea lo más eficiente posible vamos a centrarnos en tres aspectos: la dimensión afectiva de la reunión y el papel del moderador y lo que debemos hacer nosotros.

En cualquier reunión existe una parte afectiva: se muestra acuerdo o desacuerdo, las personas colaboran o se enfrentan, hay un ambiente relajado o tenso..., el cómo se gestione esta dimensión contribuirá que el trabajo se ralentice o, por el contrario, sea más ágil. Esto no quiere decir que tenga necesariamente que haber un “ambiente estupendo”, ya que a veces “el buen rollito” provoca que nos centremos más en las relaciones personales o extra-laborales que en la propia tarea para la que nos reunimos. Pero desde luego, con mal ambiente, tensiones, luchas de “poder”, rencores y venganzas varias, poco y mal avanzaremos. No llevar los temas y discusiones a la esfera de lo personal, saber realizar y aceptar críticas, resolver los conflictos previos, centrarse en los objetivos, procurar un buen ambiente…,en definitiva, todo lo que sea cuidar la parte afectiva beneficiará también la “parte Efectiva” y, por lo tanto, la eficacia de la reunión.

Asimismo, para que una reunión sea eficiente precisará de un buen moderador (puede ser la misma persona que ejerza de coordinador de la misma. Es fundamental:

No tomar partido en las discusiones, se mantenga neutral y totalmente centrado en la tarea, con distancia emocional sobre las discusiones.

Evitar las posturas defensivas y cerradas, escuchando de forma activa los distintos puntos de vista e invitando a que se desarrollen los argumentos con una actitud asertiva, evitando que los participantes se centren en lo negativo y destacando los aspectos positivos de aquello que se critica).

Impedir que se produzcan enfrentamientos personales entre los asistentes, desviando la atención, cortando las discusiones que no tengan que ver con el tema que se esté tratando, no permitiendo que se entre en el terreno de lo personal, etc.

Fomentar la participación, evitando que haya personas que no hablen en toda la reunión y otras que, por el contrario, monopolicen todas las reuniones.

Procurar que todos los asistentes trabajen en la misma dirección, evitando que mientras unos aportan información, otros se dediquen a elaborar soluciones, se trata de que todos avancen a la vez, siguiendo los mismos pasos.

Hacer resúmenes continuos de lo que ya se ha discutido, dejar bien claros los acuerdos que se alcanzan, que constarán finalmente en el acta.

Etc. Etc.

Quedaría pendiente analizar lo que cada uno a nivel individual debería hacer cuando se enfrenta a una reunión…pero eso para un próximo post.

Espero que con todos estos consejos y sugerencias vuestras reuniones sean más eficaces y eficientes…

Y vosotros: ¿Cómo organizáis vuestras reuniones?

¿Tenéis alguna sugerencia más que compartir?

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