Las reuniones son muy costosas en términos de tiempo: la preparación, los
desplazamientos y el desarrollo de la propia reunión. No niego que reunirse sea
necesario, de hecho lo es. Los Nuevos
Tiempos serán también Tiempos de Reuniones, pero deberán ser sobre todo Tiempos de Reuniones Eficientes.
Veamos entonces cómo optimizar el tiempo que se
dedica a reuniones para que éstas resulten más eficientes. De los tres aspectos
comentados: preparación, desplazamientos y desarrollo, vamos a mantener el de
la preparación tal y como proponíamos en el post de Reuniones
eficaces para los Nuevos Tiempos, recordad el pensamiento de Confucio, que posteriormente
Benjamin Franklin formularía
de forma muy similar, “Si quieres tardar la mitad en cortar el
árbol, emplea el doble de tiempo en afilar el hacha”. Por
lo tanto, todo lo que sea preparar adecuadamente una reunión redundará en la
eficacia de la misma.
Respecto a los costes en
desplazamientos, cuando los participantes no son de la misma organización o
están en sedes o incluso ciudades diferentes, debería plantearse si la reunión
es realmente necesaria. Porque si consiste básicamente en informar, ¿no se podría
redactar una nota informativa, enviar un e-mail o hacer unas llamadas
telefónicas?, ¿no se puede realizar el trabajo a través del e-mail o trabajando
sobre documentos compartidos en red? Si aún así, se considera necesario que sea
“presencial”, ¿no podría sustituirse por una reunión mediante video conferencia
o skype?
Además, para que el desarrollo de la reunión sea lo
más eficiente posible vamos a centrarnos en tres aspectos: la dimensión
afectiva de la reunión y el papel del moderador y lo que debemos hacer
nosotros.
En cualquier reunión existe una parte afectiva: se muestra acuerdo o
desacuerdo, las personas colaboran o se enfrentan, hay un ambiente relajado o
tenso..., el cómo se gestione esta dimensión contribuirá que el trabajo se ralentice
o, por el contrario, sea más ágil. Esto no quiere decir que tenga necesariamente
que haber un “ambiente estupendo”, ya que a veces “el buen rollito” provoca que
nos centremos más en las relaciones personales o extra-laborales que en la propia
tarea para la que nos reunimos. Pero desde luego, con mal ambiente, tensiones,
luchas de “poder”, rencores y venganzas varias, poco y mal avanzaremos. No
llevar los temas y discusiones a la esfera de lo personal, saber realizar y
aceptar críticas, resolver los conflictos previos, centrarse en los objetivos,
procurar un buen ambiente…,en definitiva, todo lo que sea cuidar la parte
afectiva beneficiará también la “parte Efectiva” y, por lo tanto, la eficacia
de la reunión.
Asimismo, para que una reunión sea eficiente
precisará de un buen moderador (puede ser la misma persona que ejerza de
coordinador de la misma. Es fundamental:
No tomar partido
en las discusiones, se mantenga neutral y totalmente centrado en la tarea, con
distancia emocional sobre las discusiones.
Evitar las posturas defensivas y
cerradas, escuchando de forma activa los distintos puntos de vista e invitando
a que se desarrollen los argumentos con una actitud asertiva, evitando que los
participantes se centren en lo negativo y destacando los aspectos positivos de
aquello que se critica).
Impedir que se produzcan
enfrentamientos personales entre los asistentes, desviando la atención,
cortando las discusiones que no tengan que ver con el tema que se esté
tratando, no permitiendo que se entre en el terreno de lo personal, etc.
Fomentar la participación, evitando que haya
personas que no hablen en toda la reunión y otras que, por el contrario, monopolicen
todas las reuniones.
Procurar que todos los
asistentes trabajen en la misma dirección, evitando que mientras
unos aportan información, otros se dediquen a elaborar soluciones, se trata de
que todos avancen a la vez, siguiendo los mismos pasos.
Hacer resúmenes continuos de lo que ya se ha
discutido, dejar bien claros los acuerdos que se alcanzan, que constarán finalmente
en el acta.
Etc. Etc.
Quedaría pendiente analizar lo que cada uno a nivel
individual debería hacer cuando se enfrenta a una reunión…pero eso para un próximo
post.
Espero que con todos estos consejos y sugerencias vuestras
reuniones sean más eficaces y eficientes…
Y vosotros: ¿Cómo organizáis vuestras reuniones?
¿Tenéis alguna sugerencia más que compartir?
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