Reuniones Eficaces para los Nuevos Tiempos

Gran parte de nuestro trabajo se consume en preparar y asistir a distintos tipos de reuniones. De hecho, muchas organizaciones pecan de “reunionitis” y quién no ha tenido la experiencia de una reunión de ésas que hacen perder la paciencia: larga, aburrida, inútil… Bien es cierto que las reuniones son necesarias, que estimulan la creatividad, facilitan la comunicación informal, la resolución de problemas y ayudan a mantener las relaciones humanas tan importantes no sólo dentro de la propia organización sino principalmente entre organizaciones, socios, proveedores, clientes, etc. Por ello, es importante que seamos capaces de organizar reuniones eficaces, de las que podamos salir satisfechos de los resultados alcanzados.

Lo primero es preguntarse y tener bien claros los objetivos de la reunión, ¿qué se persigue con esta reunión? ¿Informar, puesta en común, exponer? ¿Intercambiar puntos de vista o propuestas? ¿Adoptar un acuerdo? ¿Tomar una decisión en común? ¿”Producir” nuevas ideas? Etc. Es fundamental que tengamos bien claro lo que pretendemos con esa reunión, dado que el planteamiento será totalmente diferente en función del  tipo de reunión que sea, y ya a continuación tendremos en cuenta los siguientes aspectos.

Clarificar quienes van a ser las personas que participen en la misma. No en todas las reuniones tiene que participar todo el mundo. Convoquemos sólo a las personas que sean necesarias y cuya presencia tenga sentido. 

Realizar una correcta convocatoria:

 

• Con antelación suficiente, para que todas las personas que van a participar puedan planificar su tiempo y puedan preparar los temas que se vayan a tratar.
• Escoger un lugar, fecha y hora adecuados para que puedan acudir todas las personas convocadas, algo a tener en cuenta especialmente si ese trata de personas externas a la organización.
• Por escrito (carta, correo electrónico, grupos de noticias…) donde se detalle el lugar de la reunión, hora de inicio y hora de finalización, asistentes convocados, medio de confirmación de la asistencia (para saber de antemano quienes van a acudir), objetivo de la reunión y orden del día.

Facilitar a los asistentes, con tiempo suficiente, los documentos o materiales sobre los que se va trabajar o que son de interés para la reunión. Se puede aprovechar y enviárselo junto con la convocatoria.

Ser rigurosos en el cumplimiento del horario, tanto de inicio como de término de la reunión. Si nos acostumbramos a ser rigurosos en este aspecto es probable que nuestras reuniones sean mucho más eficaces y los participantes se sientan más satisfechos con el desarrollo de las mismas. La cuestión de la hora de finalización es muy importante y es una cuestión de respeto a los asistentes. Las personas tienen vida más allá de las reuniones y tienen derecho a organizar su tiempo. Recordar que por lo general el discurso es más importante e interesante para el que lo da que para el que lo recibe.

El orden del día debe estar estructurado, no ser una mera acumulación de temas. Hay que tener en cuenta la importancia de cada asunto y el tiempo que se le puede dedicar al mismo dentro de la reunión. Empezar con algún tema de importancia menor que vaya situando a los asistentes en la reunión y permitir incorporarse sin problema a las personas que se retrasen. A continuación se puede pasar a temas más importantes, que serán los que requieran más tiempo y atención, para terminar con algún otro tema menos importante y que si nos excedemos en el tiempo se puedan posponer para otra reunión, para terminar con un resumen de lo acordado y un recordatorio de los compromisos adquiridos por cada uno.

Se debe cuidar lo más posible el espacio físico donde se va a desarrollar la reunión. Además de los aspectos de confort más básicos: espacio bien iluminado, suficiente ventilación, temperatura agradable, buena acústica, medios técnicos suficientes y preparados con antelación… debe adaptarse lo mejor posible a nuestra reunión:  tamaño suficiente para todos los asistentes (ni demasiado pequeña, de modo que se esté muy apretado, ni tan grande que nos encontremos perdidos en la sala), mesa o no (para un tipo de reunión más informal o cooperativa), permitir cambios en la disposición del mobiliario si tenemos previsto realizar alguna actividad, que todos los participantes se encuentren al mismo nivel en el espacio, se vean las caras y se puedan comunicar directamente (es lo que se denomina horizontalidad). Para esto las mejores disposiciones de las sillas serían en círculo o en V o U con la abertura mirando al frente si es necesario hacer una exposición, proyectar algo, utilizar pizarra… Es también muy importante que se pueda estar aislado de interrupciones externas (teléfonos, personas entrando y saliendo de la sala…) y distracciones.

Los asistentes

No siempre es posible saber qué personas van a asistir a una reunión, pero conviene conocer algún detalle sobre el grupo que nos pueda ayudar a prepararla.

• El tamaño del grupo influirá en la participación y la complejidad de la tarea a desarrollar. Cuanto mayor sea el grupo menor será la participación relativa y probablemente más se concentrará la participación en unas pocas personas. Un grupo más pequeño favorece la participación de todo el mundo. Un grupo grande será poco operativo en una reunión en la que haya que desarrollar algún trabajo complejo: probablemente sea preciso dividirlo y hacer subgrupos. Será preciso prever esta posibilidad, ver si hace falta disponer de varias salas o la que tenemos va a ser suficiente... Sin embargo, si se trata de una reunión informativa el grupo grande no nos planteará ningún problema.

• El entrenamiento y experiencia del grupo para el trabajo colectivo también será importante. Un grupo experimentado funcionará mucho mejor en lo que se refiere a las normas y la metodología de trabajo, no necesitará un rodaje previo, pero también tiene como inconveniente que puede tener ya desarrollados ciertos hábitos de trabajo negativos que cueste erradicar. Sin embargo, un grupo nuevo permitirá establecer buenos hábitos de trabajo desde un primer momento; el inconveniente será que no dispone de la flexibilidad y experiencia que tiene un grupo entrenado, y habrá que dedicar más tiempo a la normativa de funcionamiento.

Conocer al grupo puede permitirnos afrontar la reunión en mejores condiciones, ser capaces de anticipar los posibles conflictos que puedan surgir, preparar la distribución del orden del día atendiendo a la experiencia que tengamos de las fases de trabajo del propio grupo...

Enmarcar la reunión, al comienzo de la misma explicar brevemente en qué va a consistir. Se presenta el orden del día, explicando qué se va a hacer, porqué y para qué se hace; se dan las instrucciones y normas de funcionamiento a tener en cuenta en la reunión (qué se hace en cada momento: informar, opinar, escuchar; cómo se van a tomar las decisiones...) y se recuerdan los tiempos de la reunión (duración, pausas...).

Establecer un clima que favorezca la comunicación. Que todas las personas que participan en la reunión se conozcan entre sí, y si no fuera el caso, que se haga una breve presentación de cada una de ellas. Fomentar la participación. Hacer algún descanso en la reunión, sobre todo si ésta va a ser muy larga.

Por último, estaría bien intentar que las reuniones sean diferentes, que no siempre sean iguales, buscar alguna novedad. Por ejemplo finalizar con un momento de encuentro más distendido alrededor de un café, cambiar el lugar de reunión, realizar una exposición original, iniciarla con una dinámica de grupo, hacer un momento divertido a modo de pausa, tomarse un breve momento con música antes de una votación… Eso sí, elegir siempre cosas que tengan coherencia con lo que se pretende y que no sean un añadido sin sentido.

Todo esto es fundamental si queremos que nuestras reuniones sean eficaces...En un futuro post os diré cómo hacerlas también "eficientes".