Gran parte de nuestro trabajo se consume en preparar
y asistir a distintos tipos de reuniones. De hecho, muchas organizaciones pecan
de “reunionitis” y quién no ha tenido la experiencia de una reunión de
ésas que hacen perder la paciencia: larga, aburrida, inútil… Bien es cierto que las reuniones
son necesarias, que estimulan la
creatividad, facilitan la comunicación informal, la resolución de problemas y
ayudan a mantener las relaciones humanas tan importantes no sólo dentro de la
propia organización sino principalmente entre organizaciones, socios,
proveedores, clientes, etc. Por
ello, es importante que seamos capaces de organizar reuniones eficaces, de las
que podamos salir satisfechos de los resultados alcanzados.
Lo primero es
preguntarse y tener bien claros los
objetivos de la reunión, ¿qué se
persigue con esta reunión? ¿Informar, puesta en común,
exponer? ¿Intercambiar puntos de vista
o propuestas? ¿Adoptar un acuerdo? ¿Tomar una decisión en común? ¿”Producir” nuevas
ideas? Etc. Es fundamental que tengamos bien claro lo que pretendemos con esa
reunión, dado que el planteamiento será totalmente diferente en función del tipo de reunión que sea, y ya a continuación
tendremos en cuenta los siguientes aspectos.
Clarificar quienes van a ser las personas que
participen en la misma. No en todas las reuniones tiene que participar todo
el mundo. Convoquemos sólo a las personas que sean necesarias y cuya presencia
tenga sentido.
Realizar una correcta convocatoria:
- Con antelación
suficiente, para que todas las personas que van a participar puedan planificar
su tiempo y puedan preparar los temas que se vayan a tratar.
- Escoger un lugar, fecha y
hora adecuados para que puedan acudir todas las personas convocadas, algo a
tener en cuenta especialmente si ese trata de personas externas a la
organización.
- Por escrito (carta,
correo electrónico, grupos de
noticias…) donde se detalle el lugar de la reunión, hora de inicio y hora de
finalización, asistentes convocados, medio de confirmación de la asistencia
(para saber de antemano quienes van a acudir), objetivo de la reunión y orden
del día.
Facilitar
a los asistentes, con tiempo suficiente, los documentos o materiales sobre
los que se va trabajar o que son de interés para la reunión. Se puede
aprovechar y enviárselo junto con la convocatoria.
Ser rigurosos en el cumplimiento del horario, tanto de inicio como de
término de la reunión. Si nos acostumbramos a ser rigurosos en este aspecto es
probable que nuestras reuniones sean mucho más eficaces y los participantes se
sientan más satisfechos con el desarrollo de las mismas. La cuestión de la hora
de finalización es muy importante y es una cuestión de respeto a los
asistentes. Las personas tienen vida más allá de las reuniones y tienen derecho
a organizar su tiempo. Recordar que por lo general el discurso es más
importante e interesante para el que lo da que para el que lo recibe.
El orden del día debe estar estructurado, no ser una mera
acumulación de temas. Hay que tener en
cuenta la importancia de cada asunto y el tiempo que se le puede dedicar al
mismo dentro de la reunión. Empezar con algún tema de importancia menor que
vaya situando a los asistentes en la reunión y permitir incorporarse sin
problema a las personas que se retrasen. A continuación se puede pasar a temas
más importantes, que serán los que requieran más tiempo y atención, para
terminar con algún otro tema menos importante y que si nos excedemos en el
tiempo se puedan posponer para otra reunión, para terminar con un resumen de lo
acordado y un recordatorio de los compromisos adquiridos por cada uno.
Se
debe cuidar lo más posible el espacio físico donde se va a desarrollar
la reunión. Además de los aspectos de confort más básicos: espacio bien iluminado, suficiente ventilación, temperatura agradable, buena acústica,
medios técnicos suficientes y preparados con antelación… debe adaptarse lo
mejor posible a nuestra reunión: tamaño
suficiente para todos los asistentes
(ni demasiado pequeña, de modo que se esté muy apretado, ni tan grande que nos
encontremos perdidos en la sala), mesa o no (para un tipo de reunión más
informal o cooperativa), permitir cambios en la disposición del mobiliario si
tenemos previsto realizar alguna actividad, que todos los participantes se encuentren al mismo
nivel en el espacio, se vean las caras y se puedan comunicar directamente (es
lo que se denomina horizontalidad). Para esto las mejores disposiciones de las
sillas serían en círculo o en V o U con la abertura mirando al frente si es
necesario hacer una exposición, proyectar algo, utilizar pizarra… Es también muy
importante que se pueda estar aislado de interrupciones externas (teléfonos,
personas entrando y saliendo de la sala…) y distracciones.
Los asistentes
No siempre es posible saber qué personas van a
asistir a una reunión, pero conviene conocer algún detalle sobre el grupo que
nos pueda ayudar a prepararla.
- El tamaño del grupo influirá en la participación y
la complejidad de la tarea a desarrollar. Cuanto mayor sea el grupo menor será la participación relativa y
probablemente más se concentrará la participación en unas pocas personas. Un grupo más pequeño favorece la participación de
todo el mundo. Un grupo grande será poco operativo en una reunión en la que haya que
desarrollar algún trabajo complejo: probablemente sea preciso dividirlo
y hacer subgrupos. Será preciso prever
esta posibilidad, ver si hace falta disponer de varias salas o la que tenemos
va a ser suficiente... Sin embargo, si se trata de una reunión informativa el
grupo grande no nos planteará ningún problema.
- El entrenamiento
y experiencia del grupo para el trabajo colectivo también será
importante. Un grupo experimentado funcionará mucho mejor en lo que se refiere
a las normas y la metodología de trabajo, no necesitará un rodaje previo, pero también
tiene como inconveniente que puede tener ya desarrollados ciertos hábitos de
trabajo negativos que cueste erradicar. Sin embargo, un grupo nuevo permitirá
establecer buenos hábitos de trabajo desde un primer momento; el inconveniente
será que no dispone de la flexibilidad y experiencia que tiene un grupo
entrenado, y habrá que dedicar más tiempo a la normativa de funcionamiento.
Conocer al grupo puede
permitirnos afrontar la reunión en mejores condiciones, ser capaces de
anticipar los posibles conflictos que puedan surgir, preparar la distribución
del orden del día atendiendo a la experiencia que tengamos de las fases de
trabajo del propio grupo...
Enmarcar la reunión, al
comienzo de la misma explicar brevemente en qué va a consistir. Se presenta el
orden del día, explicando qué se va a hacer, porqué y para qué se hace; se dan
las instrucciones y normas de funcionamiento a tener en cuenta en la reunión
(qué se hace en cada momento: informar, opinar, escuchar; cómo se van a tomar
las decisiones...) y se recuerdan los tiempos de la reunión (duración,
pausas...).
Establecer un clima que favorezca la comunicación.
Que todas las personas que participan en la reunión se conozcan entre sí, y si
no fuera el caso, que se haga una breve presentación de cada una de ellas.
Fomentar la participación. Hacer algún descanso en la reunión, sobre todo si
ésta va a ser muy larga.
Por último, estaría bien intentar que las reuniones sean diferentes,
que no siempre sean iguales, buscar alguna novedad. Por ejemplo finalizar con
un momento de encuentro más distendido alrededor de un café, cambiar el lugar
de reunión, realizar una exposición original, iniciarla con una dinámica de
grupo, hacer un momento divertido a modo de pausa, tomarse un breve momento con
música antes de una votación… Eso sí, elegir siempre cosas que tengan coherencia
con lo que se pretende y que no sean un añadido sin sentido.
Todo esto es fundamental si queremos que nuestras reuniones sean eficaces...En un futuro post os diré cómo hacerlas también "eficientes".
